La claridad de los requisitos es una parte crucial para el éxito de un proyecto, y es conveniente que los requisitos del proyecto queden claros lo antes posible. A menudo, los equipos de proyecto se reúnen sin saber exactamente cuáles son los requisitos. Puede que tengan un objetivo, una visión o un plan de negocio con el que trabajar, pero una de las primeras tareas del equipo es convertir esa visión de alto nivel en una declaración detallada de los requisitos.

Este trabajo se realiza al principio del proyecto. En este punto, no se dedica tiempo a pensar en cómo se va a llegar a ese punto. La obtención de requisitos no debería estar limitada por conversaciones del tipo “no creo que podamos hacer que eso funcione”. Primero hay que determinar lo que se necesita y, más adelante, en el proceso de obtención de requisitos, se puede priorizar la funcionalidad y establecer cómo se pueden entregar los requisitos de forma que se cumplan los objetivos generales del proyecto.

Lo ideal es que la obtención de requisitos en los proyectos se realice bajo la dirección y el apoyo de un analista de negocio. Sin embargo, muchos equipos de proyecto no pueden recurrir a especialistas en análisis de negocio, y el director del proyecto y el equipo acaban teniendo que obtener y documentar los requisitos por sí mismos. 

Veamos 5 técnicas para obtener los requisitos. 

1. Talleres

Probablemente, lo primero que se les ocurre a los jefes de proyecto cuando piensan en cómo determinar los requisitos de un proyecto es reunir a las partes interesadas en un taller. 

Los talleres son reuniones interactivas con debates facilitados. Un buen animador de talleres puede ayudar a un grupo a descubrir los requisitos básicos y a realizar una lluvia de ideas. 

Cuantos más asistentes haya en el taller, más difícil será facilitar y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de contribuir. Si tienes muchos interesados, considera la posibilidad de poner a los asistentes en grupos y realizar varias sesiones. 

2. Entrevistas

Las sesiones individuales funcionan mejor si tienes un grupo diverso de interesados, o si crees que no puedes conseguir que todos compartan sus opiniones en el foro abierto de un taller. También puedes realizar entrevistas si no puedes organizar un momento en el que se reúnan todas las partes interesadas, algo que ocurre con bastante frecuencia. 

Planifica el tiempo de la entrevista para que ambos saquen el máximo provecho. Elabore una serie de preguntas que le sirvan de orientación. Puede que no te ciñas estrictamente a la estructura de las preguntas, pero al menos el hecho de tenerlas hará que no te olvides de preguntar nada importante.

Captura todo lo que salga de la reunión, idealmente en un formato que pueda ser reproducido por el individuo después de la reunión. Los interesados no siempre recordarán exactamente lo que han dicho, y puede que aporten información diferente (a menudo mejor) después de la entrevista, tras haber tenido la oportunidad de reflexionar sobre lo que se les ha preguntado. 

Merece la pena programar una conversación de seguimiento después de la entrevista principal para comprobar si tienen algo más que añadir, o cualquier idea sobre las notas que compartiste después de la discusión.

3. Observaciones

Otra forma de averiguar lo que realmente necesita el proyecto es mediante la observación. Si estás trabajando en un proyecto de mejora de procesos, por ejemplo, dedique tiempo a observar a las personas que realizan el proceso actual. Podrá detectar áreas de despilfarro o repetición que quizá no se den cuenta de que están ocurriendo. Cuando se está muy cerca de los detalles, es posible que no se vea cómo podría ser mejor.

Pida a sus colegas que se observen mutuamente, que tomen nota de cómo funcionan los procesos o sistemas y que lo utilicen como aportación a los debates sobre los requisitos del proyecto. 

4. Análisis del proceso

Las necesidades de mejora de un proceso a menudo se desprenden de un debate en profundidad sobre el proceso existente, como hemos visto anteriormente con las observaciones.

El análisis de procesos es una técnica en la que se observa el proceso actual y luego se traza lo que sería el proceso ideal. Una buena forma de hacerlo es pedir a la gente que diseñe el proceso en un mundo perfecto. Luego hay que volver al proceso “perfecto” y repetir el ejercicio para ver cómo se puede hacer que funcione realmente teniendo en cuenta las limitaciones del entorno operativo en el que se trabaja. Si el proceso perfecto es demasiado costoso de aplicar, por ejemplo, puede que haya que hacer algunas concesiones.

El proceso del estado futuro se compara con el proceso actual para ayudar al equipo a descubrir dónde están las lagunas. Las tareas del proyecto se desprenden de este análisis: tu trabajo consiste en ayudar a cerrar las brechas, haciendo que la empresa pase de utilizar el proceso antiguo al nuevo mediante la realización de los cambios necesarios.

5. Historias de usuario

Las historias de usuario se han utilizado durante mucho tiempo en los proyectos ágiles como una forma de documentar información sobre cómo se utilizará una solución en determinados escenarios. Una historia de usuario divide el trabajo en trozos funcionales (incrementos) que pueden ser entregados por el equipo.

Una historia de usuario se centra en el comportamiento: el comportamiento del sistema. Incluye cómo se mide ese comportamiento y son una buena forma de mantener conversaciones sobre la funcionalidad. 

Lo ideal es que, como director de proyecto, trabajes con un analista de negocio en la elaboración de historias de usuario. 

Tenga en cuenta que puede utilizar las historias de usuario en cualquier tipo de proyecto, no sólo en los que se gestionan en un entorno ágil. 

Prueba las técnicas aquí expuestas. Merece la pena utilizar varias en el proyecto para asegurarse de que se han descubierto todos los requisitos, o al menos todo lo que se pueda en este momento. 

Los requisitos cambian a medida que el proyecto evoluciona y eso es de esperar. El trabajo que se realiza ahora es un buen punto de partida, pero hay que estar abierto a la idea de que los objetivos pueden moverse a medida que el proyecto avanza. Aquí es donde entra en juego el proceso de control de cambios.

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Source: PM Tips