Dos características clave de un proyecto son la entrega a tiempo y dentro del presupuesto. El director del proyecto sólo puede cumplir estos objetivos si las estimaciones que conducen al calendario y al presupuesto del proyecto son precisas. Los métodos para estimar los tiempos y costes del proyecto se centran en simplificar el proceso y dividirlo en pequeños pasos. Estos métodos permiten a los gestores de proyectos estimar el coste y la duración de las pequeñas tareas con mayor fiabilidad. Las estimaciones de muchas tareas pequeñas serán tanto altas como bajas, y algunas se anularán, reduciendo el error global.
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Estructura de desglose del trabajo
Dividir el proyecto en tareas más pequeñas permite al gestor del proyecto obtener una visión general de la duración y el coste. Un método que consigue esta simplificación es la estructura de desglose del trabajo. Esta estructura guía al gestor del proyecto a través de un proceso estructurado, empezando por el proyecto completo en el nivel superior. El director del proyecto divide el proyecto en varias secciones en un segundo nivel. Estas secciones pueden solaparse, pero representan actividades separadas.
Las partes típicas del proyecto en el segundo nivel son la planificación, la compra de equipos, la producción, el envío y la puesta en marcha. En un tercer nivel, el director del proyecto divide aún más las secciones. La compra de equipos puede convertirse en una lista de los equipos que tiene que comprar. El director del proyecto va añadiendo niveles hasta que tiene tareas y actividades a las que puede asignar un coste y una duración precisos.
Costes de las tareas
Una vez que ha dividido el proyecto en pequeñas tareas, el director del proyecto puede asignar los costes. Para el equipo que tiene que comprar, puede ponerse en contacto con los proveedores para obtener estimaciones precisas. Para otras tareas, puede estimar el número de horas y utilizar una tarifa por hora. Otro método para asignar costes es utilizar datos históricos. Si la empresa ha llevado a cabo un proyecto similar, puede disponer del coste de los equipos. Por último, el gestor de proyectos puede estimar los gastos generales aplicando un porcentaje basado en la cantidad de gastos generales que suelen generar esos proyectos.
Duración de las actividades
El director del proyecto puede utilizar el mismo método que utiliza para los costes para asignar la duración de las actividades. Puede consultar a los proveedores para obtener los plazos de entrega y utilizar los registros históricos para estimar la duración de una tarea. En el caso de tareas comunes, como el vertido de hormigón o la pavimentación de un aparcamiento, puede utilizar las normas del sector para obtener la duración, basándose en los pies cúbicos de hormigón o los metros cuadrados del aparcamiento. En el caso de actividades intensivas en mano de obra y no estándar, puede consultar a las personas que van a realizar el trabajo.
Costes y calendario
Una vez que haya establecido los costes de las actividades y el calendario del proyecto, el director del proyecto tiene que relacionar las estimaciones para poder llegar a un flujo de caja aproximado. Tiene que mirar las actividades que ha programado y los costes que ha asignado a cada actividad para programar los pagos. Aunque a las empresas les interesa el coste total del proyecto, también tienen que poder programar su flujo de caja. Este método permite al gestor de proyectos estimar los pagos que tiene que hacer en cada periodo de pago.
Seis métodos para la estimación de la duración de la actividad en la gestión de proyectos
El objetivo de una gestión eficaz de los proyectos es llevarlos a cabo a tiempo y según lo previsto. La estimación de la duración del proyecto es una función clave de la programación. Las actividades individuales conforman el programa y las estimaciones de su duración determinan el calendario del proyecto. La precisión del calendario general depende de la exactitud de estas estimaciones. Aunque los gestores de proyectos no pueden saber el tiempo real que se tardará en completar una actividad, hay seis métodos que pueden utilizar para obtener estimaciones fiables.
Desglose del trabajo
A veces, una actividad es demasiado grande o compleja para obtener una estimación fiable de la duración. Las directrices del proyecto establecen que una actividad individual que ocupe más del 10% del calendario del proyecto debe desglosarse. El director del proyecto utiliza una técnica de desglose del trabajo para reducir la actividad a tareas más pequeñas. Lo ideal es que el director del proyecto pueda estimar la duración de las tareas que realizan los trabajadores individuales con mayor precisión que la actividad completa.
Histórico
Una forma eficaz de estimar la duración de una actividad es utilizar datos históricos. Si se dispone de datos sobre la duración de las mismas actividades, los directores de proyecto toman la duración media de los registros históricos y la utilizan en el calendario del proyecto. Para las pequeñas empresas que no han realizado muchos proyectos, son preferibles otros métodos.
Analogía
El uso de actividades análogas puede generar estimaciones fiables. Si la empresa ha realizado una actividad similar, es posible adaptar la duración al caso actual. Los gestores de proyectos tienen que estudiar las similitudes de las dos actividades y ajustar las características que puedan dar lugar a diferencias en la duración. Incluso las pequeñas empresas pueden encontrar a menudo este tipo de actividades similares en las que basar las estimaciones.
Juicio de expertos
Si se dispone de la opinión de un experto a un coste razonable, el gestor de proyectos suele utilizar estas estimaciones de duración como superiores a las generadas internamente. La opinión de los expertos significa recurrir a especialistas con reputación de conocer el campo en cuestión y con experiencia en la estimación de la duración de las actividades dentro del mismo.
Esfuerzo
Un gestor de proyectos que conoce los recursos necesarios para una actividad puede calcular el esfuerzo que requiere la actividad y llegar a una duración. Para ello, añade el tiempo necesario para obtener los materiales al tiempo de trabajo necesario para realizar las tareas. Esta estimación tiene la ventaja de que permite al director del proyecto hacer un seguimiento del uso de los recursos y compararlo con la estimación.
Unidades
El cálculo basado en unidades de actividad es un método disponible tanto para las empresas más grandes como para las más pequeñas. Las unidades típicas son el número de productos o el tamaño del producto. Los gestores de proyectos pueden calcular el tiempo que se tardó en producir un determinado número o un determinado tamaño y ajustarlo al número o tamaño que se quiere producir. Para estos cálculos, los gestores de proyectos tienen que ajustar las economías de escala.
Referencia: SmallBusiness Chron
